3 aspectos a tener en cuenta antes de implementar el BYOD en tu empresa

abril 25, 2016
Grupo Editorial

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Bring Your Own Device, que traduce literalmente “traiga su propio dispositivo”, es la práctica que se viene presentando en algunas organizaciones de utilizar dispositivos móviles (principalmente teléfonos inteligentes y tabletas) con fines laborales. Estos elementos pueden, ser propiedad del empleado o pueden ser adquiridos por la empresa para uso de éste.

Esta práctica ha supuesto algunas inquietudes y problemáticas en las compañías, pues ha traído tantas soluciones como desventajas, y su implementación se ha dado de una forma tan acelerada que aún no parece estar muy claro cómo se debe proceder.

Para que los dispositivos se conviertan en herramientas impulsoras de la productividad, y no en amenazas a la seguridad de tu compañía, te recomendamos que lo implementes de la manera más ordenada y sensata posible, teniendo en cuenta estos puntos antes de proceder:

Entiende los riesgos

Permitir a los empleados trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar con su propio dispositivo, es el propósito fundamental de instituir una estrategia BYOD. Sin embargo, estas capacidades pueden dar lugar a amenazas de seguridad obvias que están destinadas a surgir sin una política BYOD corporativa sólida.

De acuerdo con una encuesta realizada por Dimensional Research, el 93% de las organizaciones tienen dispositivos móviles (teléfonos inteligentes/tabletas) conectados a las redes corporativas, siendo un 67% de ese número dispositivos de propiedad personal. Esta es una carga sustancial a la hora de mantener la seguridad de la empresa, sobre todo porque esos dispositivos personales no están obligados a seguir las normas de seguridad de la compañía, cuando operen por fuera de las horas de trabajo.

Para empeorar las cosas, el 66% de los participantes indicó que los usuarios descuidados son una mayor amenaza para la seguridad que los piratas informáticos, pues el 53% de los dispositivos móviles de los empleados contiene datos confidenciales de los clientes, generando una gran responsabilidad empresarial.

Evalúe los riesgos

Has que tu equipo de tecnología tenga en cuenta los posibles riesgos que traería consigo la implementación del BYOD en la organización. Esto puede incluir una fuente externa tratando de hacer su camino en la red, el aumento de los costos de soporte debido a una gama más amplia de tecnologías, o incluso los usuarios internos que puedan objetar las restricciones de uso que se imponen sobre ellos.

Además de considerar los riesgos potenciales, lleve a cabo una lluvia de ideas sobre las políticas estratégicas para lograr una seguridad óptima. Considere implementar precauciones de tecnología simples, tales como:

  • La protección mediante contraseña y el cifrado del dispositivo al acceder a un correo electrónico corporativo
  • Gestión de dispositivos de IT corporativos utilizando sistemas aprobados de gestión de dispositivos móviles (MDM)
  • Los derechos a la auditoría y a monitorear la actividad en dispositivos personales
  • El consentimiento para que la empresa acceda al dispositivo con fines comerciales
  • La obligación del empleado de reportar dispositivos perdidos, y la responsabilidad de IT de limpiarlo para evitar el mal uso de esa información

*Por ejemplo, si un empleado de ventas abandona la empresa con todos sus contactos de ventas en el dispositivo móvil, entonces este sería un gran activo de la empresa que va a faltar o a caer en manos de los competidores.

Establezca conciencia en la empresa

Amplias medidas deben ponerse en marcha para tratar de salvaguardar la compañía de cualquier pérdida de datos. Considera las ramificaciones de que un alto ejecutivo pierda un Smartphone que contiene capturas de pantalla del desarrollo de un proyecto. En caso de que un competidor obtenga estos archivos, la ventaja de poner en marcha tu proyecto se podría perder, y la integridad de los datos del proyecto se vería comprometida.

Mediante el establecimiento de políticas claras y el cumplimiento obligatorio de éstas, las organizaciones que tengan la intención de poner en práctica el BYOD pueden mitigar las consecuencias legales de que un empleado pierda su dispositivo móvil. Algunos ejemplos de medidas proactivas para tener en cuenta:

  • Las políticas deben ser legales y las reglas claras para todos los empleados acerca de unirse, abandonar, o alterar la participación en un programa de BYOD
  • Impulsar el conocimiento en torno a términos y condiciones de los acuerdos y del impacto existentes mientras el BYOD se haga más frecuente
  • Desarrollar políticas de IT acerca del uso aceptable de BYOD en una organización
  • Crear políticas claras sobre qué dispositivos se pueden utilizar, los empleados no pueden esperar que todos los dispositivos sean adecuados para la empresa y tampoco que sean incluidos en el sistema.

A pesar de las complejidades involucradas en la gestión de una política BYOD, hay un consenso de que los beneficios superan los riesgos y, efectivamente, es así. Las ventajas obvias del BYOD desde un punto de vista de satisfacción-motivación de los empleados, así como la relación costo-beneficio para el empleador será inmediatamente evidente al observar una mayor productividad del lugar de trabajo:

  • Los empleados llevan menos equipos, por lo tanto, hay reducción de costos en adquisición de hardware
  • La disponibilidad del personal aumenta a medida que su acuerdo de BYOD requiera un acceso constante
  • La reputación del empleador aumenta al verse como una organización que adopta las nuevas tecnologías

Sin embargo, como con cualquier actualización tecnológica en el lugar de trabajo, los detalles claves deben ser abordados de manera que tanto el empleado y el empleador mantengan una comprensión fundamental de las normas involucradas con el BYOD:

  • Quién paga por el dispositivo
  • Que sucedería en el caso de la pérdida de un dispositivo privado y quien lo sustituye
  • Restricciones de usuario para el dispositivo
  • Formación de los empleados en relación con los derechos de licencia de software para móviles

Sin directrices estrictas, el BYOD fácilmente se puede convertir en un activo mal utilizado por los empleados, y en última instancia, llegando a costar a la empresa más tiempo y dinero. Por lo que es importante que te prepares adecuadamente para implementar esta estrategia.

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