8 pasos que debes seguir si recibiste una carta de auditoría de software

Publicado en: Julio 21 - 2016 por Jorge Chaparro

Con ambientes de TI complejos y métricas de licencia intrincadas, el riesgo de errores de la concesión de licencias es alto. Recibir un aviso de auditoría puede ser un reto, pero hay varias medidas proactivas para que las organizaciones puedan reducir su esfuerzo durante la auditoría, así como asegurarse de reducir su exposición al mínimo.

  1. Coopera con el auditor

Por mucho que puedas esperar que el auditor olvide todo acerca de ti, el problema sólo se multiplicará por falta de acción. Dado que las auditorías frecuentemente revelan brechas de ingresos, las cuales son importantes para los auditores.

Es importante revisar las líneas de tiempo de auditoría y comunicar tu plan al auditor con anticipación. Un claro entendimiento de tu propio entorno y el proceso de cumplimiento de la licencia te otorgan el control sobre la situación.

  1. Construye un equipo para delegar tareas

Identifica las partes interesadas en la auditoria: TI, contratación, cumplimiento y lleva a cabo una reunión interna para construir una estrategia. Una desconexión entre estos equipos conduce a un proceso de auditoría largo y tedioso que quita tiempo y recursos.

  1. Revisa la cláusula de auditoría del acuerdo

La mayoría de los contratos de licencia tienen una cláusula de auditoría que menciona específicamente los términos de la misma, así como tus derechos y obligaciones. Es importante entender estos términos para que puedas comunicarte de manera efectiva con el auditor y asegurarte de que tus derechos sean protegidos.

  1. Acuerdo sobre el alcance

El alcance de una auditoría generalmente es propuesta por el auditor en su comunicación inicial. Sin embargo, el alcance no se puede alinear con los términos del contrato de licencia y puede estar por encima de lo que se ha acordado. Por lo tanto, las organizaciones deben revisar sus acuerdos y garantizar que el alcance se haya acordado mutuamente.

  1. Entiende tus derechos

Los términos de licencia de software son complicados y pueden ser difíciles de entender, lo que constituye una prueba. Revisa tus derechos y reúne la documentación pertinente de apoyo para este proceso.

  1. Despliegues de revisión

Revisa tus datos de despliegue para entender qué productos se han instalado y utilizado. Si los datos de despliegue no están fácilmente disponibles, realiza un inventario de la red utilizando una herramienta de descubrimiento de calidad, tan pronto como recibas la carta de auditoría inicial. Esto le permitirá a tu equipo de TI revisar sus despliegues y hacer algunos ajustes rápidos para minimizar su exposición.

  1. Identifica recursos

Establece un único punto de contacto para asegurar que no haya falta de comunicación. Las organizaciones también deben designar recursos de TI con experiencia para trabajar con los auditores durante la fase de recolección de datos. Esto permitirá que la auditoría se complete de manera eficiente y reducir al mínimo las interrupciones del negocio.

  1. Encontrar un auditor independiente

Una auditoría de licencias de software implica una serie de actividades que requieren una amplia comprensión de las herramientas de inventario y derechos de licencia. Muchas organizaciones no tienen equipos dedicados a SAM, en tales casos es extremadamente importante asociarse con un experto en licencias de renombre para asegurar que la auditoría sea equilibrada.

Si tu compañía ha recibido una notificación en la se advierte una auditoria y quieres el apoyo de un experto de licenciamiento de SoftwareONE, diligencia el formulario que encontrarás a continuación y nos pondremos en contacto.

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