Signos que indican una auditoria de tu proveedor de software

Publicado en: Marzo 17 - 2017 por Jorge Chaparro

Antes que nada, las auditorias no deben considerarse en sí mismas como procesos negativos o tediosos para las empresas, por el contrario, manejar este tipo de situaciones de manera proactiva previene inconvenientes, incluso legales, y por supuesto disminuye costos.

Actualmente el proceso de auditorias de los fabricantes de software, cuenta con programas de cumplimiento que incluyen beneficios y comisiones para los auditores, un reciente informe publicado KPMG (prestigiosa red global de firmas de servicios profesionales de auditoría, y asesoramiento financiero), indicó que el 90% de los proveedores de software admitió que sus programas de cumplimiento son una fuente de ingresos que comprende hasta un 10% de los ingresos totales.

Ten en cuenta las siguientes consideraciones y asegúrate de estar preparado la próxima vez que su proveedor toque a tu puerta.

1. La última auditoría sienta las bases de la próxima

Considera siempre que las probabilidades de ser auditado por el mismo funcionario son altas, sin embargo esto no implica que el auditor asuma que los procesos se han desarrollado de manera adecuada. Así que ten como referencia visitas previas.

2. Fusiones y nuevas adquisiciones

Es un punto que nunca dejarán pasar por alto los auditores. Ante una fusión de compañías las licencias de software deben estar debidamente alineadas, de no ser así se podría incurrir en fallas que pueden acarrear sanciones por mala gestión.
Algunas de las medidas preventivas para tener en cuenta durante la auditoria son:

• Solicitar una lista de todos los contratos de las licencias o facturas correspondientes.
• Obtener una lista de los derechos de licencia de la sociedad absorbente.
• Realizar un análisis de deficiencias de las implementaciones de software frente a los derechos de licencia obtenidos.

3. Manejo de la comunicación interna y externa

En entidades que atreviesen por cambios significativos, como contratación a gran escala; desde los informes financieros, pasando por los comunicados de prensa hasta noticias en medios de comunicación, pueden convertirse en evidencia para el auditor.

4. Compatibilidad

El auditor, gracias a su conocimiento previo, puede evaluar los contratos de licencias software y relacionarlos con proyectos que desarrolle la empresa para detectar problemas de compatibilidad. Recuerda que los auditores absorben información clave del devenir de la compañía y pueden usarla en función del tipo de licenciamiento más acorde a las funciones de la misma.

Una práctica adecuada de Software Asset Management (SAM) en su organización, puede hacer un diagnóstico que se anticipe a alguna de características señaladas y mitigar gastos innecesarios.

¿Deseas saber si estás preparado para una eventual auditoría de tu proveedor de software? En SoftwareONE somos expertos . Diligencia el formulario que encontrarás a continuación un nuestro equipo se pondrá en contacto para asesorarte a ti y tu organización en este proceso.

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