¿Cómo puede tu organización sacar el máximo provecho de SharePoint?

Publicado en: Diciembre 4 - 2017 por Jorge Chaparro

En un entorno donde hay más de dos personas, la comunicación es vital. Y cuando se trata de grupos de trabajo esta es una condición casi obligatoria. Si no existe la comunicación entre los diferentes departamentos de una empresa o entre los compañeros de trabajo, la empresa difícilmente alcanzará sus metas. Es precisamente por esta razón que en los últimos tiempos se han popularizado herramientas colaborativas como SharePoint.

Esta es una de esas plataformas que lleva la colaboración a un nivel más alto. SharePoint es una herramienta de Microsoft cuyo objetivo es concentrar contenido en un solo lugar para que esté siempre a disposición del equipo de trabajo. Se trata básicamente del lugar donde los compañeros de trabajo pueden reunirse en tiempo real para crear y compartir contenido empresarial con las aplicaciones de Office 365 y OneDrive.

SharePoint no solo es sinónimo de colaboración, sino también de productividad, versatilidad e innovación. Las claves del potencial de esta herramienta están en la posibilidad de almacenar, sincronizar y compartir documentos de forma sencilla entre usuarios. Y todo esto es posible gracias a que se trabaja en la nube, lo que hace permite acceder a la información desde cualquier lugar o dispositivo.

Puedes sincronizar los archivos de OneDrive para la Empresa en Office 365

Si quieres sacarle aún más provecho a SharePoint puedes usar OneDrive para la Empresa para así sincronizar tus archivos con el equipo. Cuando realices esta acción podrás trabajar con los archivos directamente en el sistema de archivos y acceder a ellos hasta sin conexión. Y una vez que te conectes, los cambios realizados se sincronizarán de forma automática.

Para hacer esta sincronización solo deberás iniciar sesión en Office 365 con tu cuenta profesional y seleccionar el iniciador de aplicaciones y posteriormente OneDrive. Una vez allí debes marcar el botón ‘Sincronizar’. Y cuando el explorador te pida permiso para abrir Microsoft OneDrive, deberás aceptar. Después de eso comenzará el proceso de sincronización.

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Utilízalo como directorio de contactos

Otra forma de sacarle aún más provecho a SharePoint es utilizándolo como directorio de contactos de la empresa. Este suele ser un tema al que se le presta poca atención. Pero a pesar de ser una cuestión menor, necesita de una solución eficiente. La agenda de teléfonos, direcciones de correo y demás datos de contacto tanto de los miembros, como proveedores, clientes y demás recursos de la empresa no solo deben estar actualizados, sino que deben estar lo más organizados y accesibles posible.

Es posible utilizar la herramienta de Microsoft Exchange 2007 o 2010 para ello. Sin embargo, debido a que pueden ocurrir errores con las actualizaciones y la sincronización, es mejor utilizar una sencilla gestión de listas de contactos de SharePoint, la cual está integrada con Outlook.

Gracias a esta herramienta es posible diseñar y crear una lista de contactos bastante completa en SharePoint. Lo mejor de todo es que esta siempre será accesible vía web desde cualquier lugar.

Utiliza SharePoint online

Esta herramienta colaborativa también puede utilizarse de forma completamente online. Esto significa que en vez de implementar SharePoint Server local, tu empresa puede suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio de SharePoint Online independiente. Este es un servicio que está basado en la nube y que está diseñado para todo tipo de empresas, sean grandes o pequeñas.

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Razones para usar Share Point desde hoy

El trabajo en equipo no tiene nada que ver con el trabajo colaborativo. Y es que a pesar de que ambos se basan en el trabajo que realiza un grupo de personas, en el segundo caso entran en juego factores como la flexibilidad y el aumento de la productividad. Además, para que pueda darse un trabajo colaborativo se requiere del uso de ciertas herramientas como SharePoint.

Teniendo esto en cuenta, te contamos cuáles son las razones por las que deberías comenzar a usar esta plataforma desde ya.

1. Mejora la comunicación entre los empleados, ya que ofrece una manera sencilla de compartir documentos, ideas e información de todo tipo.
2. Democratiza el conocimiento y hace que la información sea accesible a todos los miembros del equipo.
3. Al permitir la sincronización de tareas con herramientas como Microsoft Project y Outlook se gestionan mejor los proyectos pendientes.
4. Aumenta la productividad gracias a la sincronización de otros servicios como OneDrive.

 

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