El ABC de las auditorías software

Autor

Karen Reales
Solution Sales – SoftwareONE
Publicado en: Diciembre 7 - 2016 por Jorge Chaparro

Los procesos de adquisición, distribución y uso del software dentro de las organizaciones son cada día más susceptibles de ser auditados. Sin embargo, afrontar este escenario de la mejor forma requiere conocer los actores y pormenores que intervienen antes y durante este proceso.

Pre auditorías

Normalmente una carta de auditoria de software puede llegar por distintos medios, pero actualmente el más común es el correo electrónico. Desde esta etapa inicial el compromiso por la transparencia debe estar presente en toda la organización.

¿Cómo reaccionar?

Por ejemplo, si determinado fabricante solicita información sobre un producto instalado y no cuento con las evidencias, que incluyen fotografías o cajas de los productos, debo solicitar un plazo para cumplir todos los requerimientos. Ya que el hecho de ignorar el correo, implica que el fabricante insistirá al siguiente nivel, los abogados.

Es fundamental realizar un plan de trabajo con el área de tecnología, y todos aquellos actores que hacen parte del proceso de compras y asignación de licencias, preparar un informe consolidado con las pruebas de compra de licenciamiento, ya sean cajas, contratos o registros que garantizan la compra.

“Cuando un cliente hace caso omiso a dicha carta auditoria, el fabricante puede comenzar a tomar acciones legales”

Existen casos en los que la auditoría ha llegado sin necesidad de haber pasado por una pre auditoría. De ser así, dicho trámite se dará por medio de un tercero.

Los auditores

Además de los fabricantes, existen tres figuras que pueden notificar y ejercer este proceso:

 Abogados

En representación de los fabricantes, firmas de abogados notifican a las empresas respecto a la auditoria y les señalan la fecha y las condiciones de la visita de un perito y un juez especializado para la respectiva diligencia.

Firmas internacionales de auditoría

Se trata de grandes consultoras especializadas en servicios y aplicaciones tecnológicas parteners de los principales fabricantes del mundo.

Bussines Software Aliance (BSA)

Esta organización representa a algunos fabricantes de software ante los consumidores y combate la copia y el uso no autorizado de software en empresas.

Periodicidad

Por poco probable que parezca las empresas que fueron auditadas el año pasado no están exentas de ser nuevamente auditadas, estudios recientes dan cuenta de cómo en los últimos cuatro años las auditorías se han duplicado.

Recomendaciones clave

  • Centralizar toda la operación
  • Definir el encargado de licenciamiento
  • Realizar un inventario de software instalado (basado en una herramienta especializada)

Cuidado con las versiones

Suele ser una práctica muy común que al interior de las empresas, la instalación de versiones demo de programas y aplicaciones para proyectos especiales. Es fundamental que dichas versiones estén debidamente registradas y que se haga la notificación de compra de ser el caso.

En este sentido es fundamental contar con herramientas que midan la usabilidad de las soluciones para de esta forma contar con argumentos de peso a la hora de realizar las compras o renovaciones de software.

SoftwareONE te ayuda con la gestión de activos de software para contar con la tranquilidad y la transparencia en caso de una auditoria. Si deseas saber más sobre cómo podemos ayudar a tu organización a gestionar sus activos software diligencia el formulario que encontrarás a continuación y uno de nuestros expertos de contactará.

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2 comentarios

  1. JOHN FREDDY SILVA ABRIL dice:

    Buen dia

    requiero ser contactado para evaluar .

    Gracias.

    • Jorge Chaparro dice:

      Hola John;
      Muchas gracias por leernos, uno de nuestros asesores comerciales te contactará por medio de correo electrónico para resolver todas tus inquietudes.
      Saludos!

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