Gestiona adecuadamente tus licencias E-Business Suite de Oracle

Publicado en: Diciembre 13 - 2016 por Jorge Chaparro

Aunque Oracle es más conocida por sus productos de base de datos la compañía es también un líder mundial en aplicaciones de front-end. Uno de los conjuntos de productos de aplicación principal de Oracle son los módulos del ERP que se conocen colectivamente como E-Business Suite, o comúnmente EBS, para abreviar.

E-Business Suite ofrece módulos para todas las necesidades de administración de sus negocios de tu empresa, incluidos los recursos humanos, finanzas, logística, etc.

Al igual que con cualquier software, los clientes que utilizan EBS deben asegurarse de tener buenos programas de SAM y en este sentido es necesario responder a algunos desafíos para entender el uso de EBS y mantener el cumplimiento:

Múltiples métricas, múltiples riesgos

Un reto de SAM en torno a EBS es que los módulos tienen licencia de muchas métricas claramente diferentes, cada una con sus propias fallas potenciales de cumplimiento. Esta variedad de métricas y sus respectivas definiciones contractuales crean a menudo confusión entre los clientes.

Por ejemplo, una de las métricas más comunes ofrecidas en el conjunto de productos de EBS es “Application User” que se refiere al individuo con acceso al programa; de acuerdo con esta definición, cualquier usuario que no esté fechado, aunque ya no esté empleado por la compañía, está consumiendo una licencia y Oracle considerará que una licencia es necesaria en caso de que Una auditoría EBS.

Al igual que con “Application User” cuando los clientes licenciados por “Employee” (otra métrica común) el número de personas reales que usan el software es irrelevante desde una perspectiva de licenciamiento.

Cuando los módulos están autorizados por “Employee”, los clientes deben tener licencia de la totalidad de sus empleados, con independencia de quien realmente tenga acceso o utilice el software.

Algunos módulos de EBS están autorizados por la cantidad de uso, en lugar de la cantidad de usuarios o empleados; por ejemplo, Oracle vende su aplicación de Gastos de Internet mediante la métrica “Informe de gastos”.

Otra aplicación común es la de licenciamiento por la cantidad de administración de pedidos, lo que puede ser objeto de licencia por el número de líneas de pedidos electrónicos creados en el programa.

Los clientes pueden fácilmente no cumplir con este tipo de módulos por simplemente calcular mal cuánto van a utilizar cuando compran licencias. Si bien estos programas “basados en la cantidad” a menudo tienen un bajo costo por unidad, los honorarios pueden sumarse rápidamente si el uso de los clientes sobrepasa en gran medida su derecho.

Además de las métricas que hemos mencionado, existen otras como: “Record”, “Trainee” e incluso “$ M Cost of Goods Sold que generan complejidad en la administración de licencias de EBS.

Auto auditoría

A diferencia de muchas otras aplicaciones que permiten a los administradores una fácil visibilidad del acceso, el uso y cumplimiento, lograr un entendimiento completo de EBS es inusualmente complicado. Con EBS, los usuarios pueden administrar cualquier número de responsabilidades dentro del sistema. Cada responsabilidad se asigna a una aplicación específica, que a su vez se correlaciona con un producto con licencia.

Vincular lo anterior para entender quién está haciendo qué en EBS es un proceso complicado que implica la exportación y el análisis de grandes cantidades de datos y lo más importante, la experiencia pasada de alrededor de cómo las aplicaciones de EBS mapean a los productos licenciables.

En resumen, evaluar el cumplimiento de EBS, es altamente especializado en comparación con muchos otros productos de aplicación, y puede ser un ejercicio de enormes proporciones para los clientes de Oracle.

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