Conoce los 5 mitos más comunes sobre SAM

Publicado en: Agosto 10 - 2017 por Juliana Cuadros

Aunque las organizaciones están empezando a comprender mejor el valor del servicio de Software Asset Management (SAM), todavía hay varios conceptos erróneos comunes detrás de una práctica verdaderamente eficaz en esta materia. La inversión en SAM se suele ver como un ejercicio aislado para determinar el estado de cumplimiento en un determinado momento, pero visto así el alto precio a corto plazo anula el retorno a largo plazo de la inversión.

Las organizaciones asumen que el SAM existe solamente para resolver una auditoría. Sin embargo, los responsables de tecnología pueden estar un paso adelante con el seguimiento y la gestión del ciclo de vida del software, y así justificar mejor estas adquisiciones. A continuación se presentan 5 errores muy comunes asociados con la gestión de activos de software. Al aprovechar estos fundamentos básicos, la organización va a darse cuenta de los beneficios a largo plazo y se adaptará mejor para gestionar su cartera de software.

1. El departamento de compras administra nuestras licencias de software

Cuando un empleado solicita un nuevo software, el departamento de compras es responsable de la adquisición del mismo. Por lo tanto, es comprensible que en muchas organizaciones se suponga erróneamente que este departamento también debe hacer el seguimiento de todo el ciclo de vida del software. El personal de compras puede tener el historial de la orden, pero eso no quiere decir que están monitoreando todo el ciclo de vida, analizando los derechos de uso, midiendo el aprovechamiento, etc. El departamento de compras simplemente tiene el recibo, pero nada más que contribuya al seguimiento del ciclo de vida.

2. No hay necesidad de hacer un inventario de las últimas fusiones y adquisiciones

Las fusiones y adquisiciones son un factor importante que contribuye a las auditorías de los fabricantes. Cuando las organizaciones se fusionan, a menudo se olvidan de considerar adecuadamente la naturaleza de los contratos de licencia de software adquiridas. Como resultado, los fabricantes asumen que estos acuerdos no coinciden con la nueva estructura de la empresa, ya sea por el nuevo inventario de dispositivos o el nuevo número de empleados, y por ello agendan auditorías ya que las organizaciones están por lo general más preocupadas por otros aspectos logísticos que por la alineación adecuada de los acuerdos de licencia.

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3. No necesitamos una herramienta de SAM

Este error es muy común y juega un papel importante en la amplificación de retorno de la inversión a largo plazo, pero se descarta frecuentemente por considerar que estas herramientas son un gasto innecesario. Sin consultar a un especialista dedicado al SAM, las organizaciones no son conscientes de las preguntas correctas que se deben hacer con el fin de lograr ahorros de costos en licencias:

  • Racionalización de las aplicaciones: ¿Los empleados utilizan un software específico con suficiente frecuencia para justificar que esté instalado en su dispositivo? ¿Se podría beneficiar a otro empleado con esa aplicación en lugar de comprar una licencia por separado? ¿Podría reducirse la licencia por completo para ahorrar costos?
  • Actualizar la información: ¿Estás utilizando una versión antigua? ¿Estás pensando en actualizar a una nueva versión, pero no estás seguro de si necesita todas las características?
  • Reducción del Riesgo: ¿Estás comprando el software sin tener en cuenta los riesgos de seguridad, financieros y técnicos involucrados?
  • Funcionalidad cruzada: ¿Cuántas aplicaciones tienen la misma funcionalidad a través de diferentes a pesar de provenir de diferentes fabricantes y licencias?

En cuanto a la racionalización de aplicación en particular, las organizaciones no son conscientes del impacto estratégico de la asignación de certificados de un usuario a otro. Sin una herramienta de SAM dedicada, la información para medir el uso del software instalado por parte de los empleados no está disponible, lo que resulta en estructuras incorrectas de licencia, así como en mal uso de las aplicaciones.

4. El servicio de SAM sólo es necesario cuando se somete a una auditoría del fabricante

La idea errónea de que es un esfuerzo costoso que se hace una sola vez está desapareciendo rápidamente. Con frecuencia, una vez que se audita una organización, queda un precedente de incumplimiento para ésta haciendo que otros fabricantes se interesen por auditarla también. Una práctica efectiva SAM existe para evitar las auditorías, pues se trata de una inversión a largo plazo que da resultados considerables a medida que analiza el uso de sus activos de software.

5. Somos conscientes de los derechos de uso adecuado de nuestros Software

Las licencias de software y la gestión de contratos constituyen un área frecuentemente pasada por alto cuando se trata de la correcta gestión del ciclo de vida del software. Con frecuencia, los clientes empresariales compran software en grandes volúmenes sin entender los derechos de uso involucrados en ese acuerdo de licencia, lo que resulta en instalaciones inadecuadas que, a su vez, conllevan a auditorías del fabricante.

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Las empresas suelen tener variedad de fabricantes en su portafolio de software. Un especialista en licencias que entienda los términos de uso de cada uno de los editores es un talento increíblemente difícil de conseguir. Por otra parte, conocer las sutiles complejidades que impiden lograr ahorro en las compras en volumen requiere un conocimiento profundo de cada uno de los editores con sus respectivos programas y condiciones de licencia. Sin un especialista en licencias dedicado a apoyarlas, que mantenga un conocimiento actualizado de las iniciativas de los fabricantes, los incentivos y la fijación de precios, las empresas son propensas a pagar su valor nominal por sus compras en volumen.

Si en tu organización se encuentra alguna de estas ideas erróneas, ponte en contacto con tu ejecutivo de cuentas de SoftwareONE para aprovechar nuestras fuertes relaciones con los fabricantes y asegurarte de que recibes el trato óptimo en tus compras de software. La implementación de una práctica de gestión de activos de software que realiza un seguimiento, monitoreo, y medición de todas las compras de software se asegura de que tu organización recibe el mayor retorno de la inversión a través de todo el ciclo de vida del software.

 

 

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Un comentario

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