SAM para Dummies

Publicado en: Septiembre 27 - 2017 por Jorge Chaparro

Sabemos que te preocupa mantener todo en orden en tu empresa, especialmente si se trata de los activos que ayudan a que ésta sea más productiva. Entendemos también que esa labor se hace cada vez más compleja a medida que tu compañía crece; y tenemos la certeza de que los activos más complicados de administrar son los intangibles.

Bueno, esto es muy comprensible pues siempre es más fácil mantener control sobre aquello que podemos ver, contar y acumular, pero hay activos con los que no nos queda tan fácil esta tarea y que en su momento tuvieron un costo significativo para nuestra organización, asunto que se hace más delicado si consideramos que estas adquisiciones son indispensables para el funcionamiento de la misma.

El Software Asset Managemet, o SAM por sus siglas en inglés, es la metodología que ayuda a las empresas a tener pleno control sobre sus activos de software y es una de las mejores maneras de evitarse inconvenientes respecto a cumplimiento y legalidad así como frente a las auditorías del fabricante.

¿Qué tipo de inconvenientes?

Vamos por pasos, primero es necesario entender que el software es adquirido mediante una licencia; es decir, se genera un contrato entre la compañía y el fabricante en el que se autoriza el uso de éste. Este licenciamiento obliga a cumplir con una serie de términos y condiciones dentro de los que se estipula la cantidad de usuarios que pueden hacer uso del producto, la cantidad de equipos en los que estaría instalado, los tiempos dentro de los cuales estará permitido, las condiciones para el mantenimiento y soporte, e incluso la posibilidad de distribuir o modificar el producto.

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Todos los contratos son diferentes y sus condiciones de cumplimiento muy específicas, esto es de por sí algo complicado. Si a lo anterior sumamos que los cambios dentro de las organizaciones se ven reflejados en la cantidad de usuarios, de equipos y en las formas de uso, es apenas comprensible que la administración de los activos de software se puedan convertir en un dolor de cabeza para el área de tecnología, jurídica e incluso financiera.

¿Entonces qué hace el SAM?

La metodología de SAM es, al fin y al cabo, un proceso de gestión y administración de los activos de software de una empresa, por lo tanto, inicia con un inventario en el que se establece:

  • Qué software está instalado
  • Dónde está instalado
  • Cómo está instalado

Posteriormente se contrastan los resultados con los registros de adquisiciones de la compañía para comprobar la procedencia de todo el software instalado, se analizan los procesos de compra para determinar dónde hay vacíos o posibles problemas de incumplimiento.

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 ¿Y para qué?

Es importante ante todo conocer el estado real de software de su organización; y si a esa necesidad le sumamos la de prevenir inconvenientes o amonestaciones de parte de los fabricantes, la importancia de una buena práctica de SAM queda más que justificada.

Ten en cuenta que el manejo de activos intangibles es una tarea continua, la gestión de SAM ayuda a generar claridad en el proceso de adquisición e instalación de software y establece sistemas de compras organizados y funcionales.

Estas prácticas, una vez implementadas, facilitan que la compañía esté preparada frente a auditorías del fabricante, pues de no estarlo podrían salir de dicho procedimiento con nuevas órdenes de compra para licencias innecesarias o, en el peor de los casos, con multas por incumplimiento.

¿Lo necesito?

Piensa que el crecimiento de tu compañía traerá consigo nuevas necesidades y retos, contar con un método de inventarios y adquisiciones de software correctamente implementado hará que ese crecimiento sea más rentable y beneficioso para todos los colaboradores; como también permitirá que tu empresa esté segura en caso de auditorías.

Si quieres saber cómo el servicio de SAM puede ahorrarle costos e inconvenientes a tu organización, llena el formulario de contacto al final de la página.

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2 comentarios

  1. […] SoftwareONE, cuenta con registro de compañías que gracias a una implementación adecuada de SAM, han creado inventarios de referencia de sus activos, y han optado por estructuras de software más […]

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