5 obstáculos para la productividad de tu equipo de IT y cómo superarlos

febrero 15, 2018
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A continuación encontrarás los 5 errores más comunes cometidos por los departamentos de IT, que podrían estar obstaculizando tu productividad.

1. Chequear el e-mail constantemente

No es mentira que el correo electrónico es uno de los medios más utilizados en el mundo corporativo. Debido a esto, termina siendo utilizado para intercambiar información, enviar documentos, solicitudes de tareas de actualización o incluso procesos. ¿Alguna vez te has detenido a pensar que tu equipo podría estar perdiendo tiempo valioso esperando que llegue una información o incluso una respuesta para resolver de inmediato una tarea, proyecto o proceso en particular?

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Las plataformas colaborativas de gestión del trabajo ayudan a reducir este gigantesco flujo de correo electrónico que intercambiamos todos los días, dando espacio para que los equipos y las personas organicen y compartan sus tareas, información y datos de una manera diferente y eficiente.

2. Demasiadas reuniones de seguimiento

¿Cuánto tiempo permanece tu equipo en reuniones solo para actualizar el estado? Esas reuniones en las que todos están en una sala discutiendo qué han completado, dónde están en el proyecto o cuál es el próximo paso, divagando más que trabajando realmente.

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¿Te sientes identificado? Deberías comenzar a reconsiderarlas.

Con una herramienta de administración para trabajos colaborativos, puedes ver en tiempo real el estado de tu proyecto. Además, es posible solicitar actualizaciones de estado para la persona responsable de la solución, ahorrando tiempo, correos electrónicos y reuniones.

3. Recordar fechas límite

Es común que los miembros del equipo estén ocupados recordando a los demás acerca de las fechas finales de las tareas y proyectos. Esto no solo contribuye al uso excesivo de correos electrónicos y comunicaciones en general.

La forma más sencilla de automatizar este proceso y que ya no tengas que preocuparse por estos correos electrónicos es utilizar una herramienta que tenga la función de “Recordatorio”. De esta forma, puedes crear recordatorios para los responsables y ellos sabrán que la fecha límite es cercana o tardía. Por ejemplo, puedes notificar al responsable que su acción finalizará en 3 días.

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4. Búsqueda excesiva de información

A través de las plataformas de trabajo colaborativo, usted y su equipo tendrán toda la información en la palma de su mano, ya sea su computadora o su teléfono celular. Además, con integraciones con Microsoft OneDrive, Google Drive, Box y DropBox, tendrá todos los archivos adjuntos necesarios en tu proyecto o tareas, disponibles para cualquier persona que necesite acceso.

5. Interrupción de proyectos

Con frecuencia, los empleados de equipos necesitan realizar interrupciones entre tareas para solicitar actualizaciones de otras áreas de la organización o por esperar alguna aprobación.

Al automatizar la actualización del estado y los procesos de aprobación, tu equipo puede cortar estas interrupciones y tener la información en el momento adecuado: cuando cambian de una tarea a la siguiente. Así mismo, optimizar el tiempo y brinda transparencia a todas las tareas.

Déjanos conocer tu entorno de IT

Sin duda se trata de obstáculos que van a más allá de las áreas de IT, con un proyecto de gestión del cambio y las herramientas adecuadas, estas buenas practicas pueden articularse bajo una sola solución y ser aplicadas en toda la organización.

En SoftwareONE nos encanta proponer soluciones basadas en la realidad y necesidades de las organizaciones, sabemos que cada equipo funciona con dinámicas y objetivos diferentes, por eso queremos conocer tu empresa y tu hoja de ruta hacia la nube. Déjanos tu comentario y nuestro equipo te contactará.

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