Lo que debes saber sobre la ley 603 del 2000

marzo 7, 2018
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Sobre la ley

Esta ley designa al administrador como el responsable de presentar, ante la asamblea de accionistas, el informe de gestión donde se incluye el “estado de cumplimiento” de los derechos de autor. Además, se autoriza a las autoridades tributarias colombianas para verificar el estado de cumplimiento de las normas de derechos de autor por parte de las sociedades; estas verificaciones tienen como propósito el impedir que a través de la violación de los derechos de autor se evadan tributos.

Al ser el software considerado como un activo intangible, debe estar reportado en los informes de la empresa como tal y, por lo tanto, sobre este activo se paga renta y tributos. Por ser también el software sujeto a derechos de autor, se hace necesario que el administrador tenga soportes de la adquisición legal del mismo.

¿A quiénes aplica?

La obligación de demostrar la legalidad del software recae sobre la figura del administrador, que según cada organización puede ser el gerente general, el presidente, el director ejecutivo o el representante legal. Los miembros de las juntas directivas también son administradores y tienen responsabilidades sobre la empresa y cualquier acto que defraude la norma.

En el caso de sociedades que se encuentren en liquidación, el liquidador tiene la misma obligación de presentar el informe de gestión a los acreedores o a la junta provisional.

Es importante tener en cuenta que enero, febrero y marzo son los meses dentro de los cuales se presentan los informes de gestión. Si bien hay algunas empresas que no suelen llevar actas o informes de todas sus actividades, la superintendencia de sociedades podría requerir estas actas de junta o de asamblea, junto con los informes de gestión. Es indispensable tener todos estos documentos disponibles, como es preciso que en ellos el revisor fiscal haya verificado el correcto registro de estos activos intangibles.

¿Quienes velan por el cumplimiento de la ley?

La DIAN, por ser la autoridad tributaria, está designada por la ley para velar por el cumplimiento; como la Superintendencia de Sociedades, que tiene el deber de vigilancia y verificación de todas las empresas.

Dentro de las organizaciones es necesario tener claro conocimiento de esta ley para cubrir las responsabilidades que ella atribuye; los colaboradores de TI deben ponerse de acuerdo con los administradores para manifestarse respecto a la verificación de las licencias de Software, además de asegurarse de que los miembros de la junta directiva estén informados al respecto, pues es su deber constatar el cumplimientos de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la compañía.

¿Qué hay que verificar?

Se debe verificar que los programas instalados en la compañía cuenten con la debida licencia (contrato entre usuario y fabricante), ya que ésta especifica los términos y condiciones de uso.

Los soportes pueden ser: listado detallado de los programas instalados con sus respectivas versiones, números de licencias o facturas de compra; el objetivo es dejar la trazabilidad de las licencias y evidencias del cumplimiento de la norma.

Para algunos fabricantes, la licencia no basta para dejar certeza, también es importante tener factura, e incluso el empaque en el que venía el dispositivo de instalación puede ser considerado como soporte de la adquisición.

Déjanos conocer tu entorno de IT

Al adquirir computadores que traigan programas instalados, es necesario cerciorarse de que tengan licencias, como también es importante que en la normatividad de la compañía los colaboradores tengan restringida la instalación de software no legal y la modificación o alteración del que ya esté instalado. Recuerde reunir la mayor cantidad de soportes de legalidad disponible sobre sus licencias ya que todas estas prácticas hacen parte de la adecuada administración del activo.

Sí consideras que tu empresa necesita asesoría respecto al cumplimiento de esta normativa, contáctanos nuestros expertos están dispuestos s conocer tu entorno de IT.

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